• regnskab med cloud baseret kassesystem
> Kassesystemer > Hvilke krav skal mit kassesystem overholde? Kvitteringer og regnskab forklaret

Hvilke krav skal mit kassesystem overholde? Kvitteringer og regnskab forklaret

Af Emily Sorensen|2018-09-03T09:48:12+00:0031.1. 2018|

I et tiltag mod sort arbejde blev et flertal af politiske partier i september 2017 enige om at små og personligt-ejede firmaer skal indsende deres firmaregnskab til SKAT oveni det allerede essentielle skatteregnskab.

Selvom dette endnu ikke er lovpligtigt, har du stadig pligt til at registrere alle ind- og udbetalinger samt afstemme kassebeholdningen (hvis du håndterer kontanter) hver dag du sælger. Men hvad indebærer alt dette for små virksomheder?

SKATs krav til virksomheders salg og bogføring

Sælger du ansigt til ansigt til kunder, er der bestemte regler for hvad køberen har krav på og hvordan du registrerer og bogfører betalingerne. Dette har konsekvenser for dit valg af kassesystem, da du skal overveje hvordan du bedst kan følge alle SKATs krav med de ressourcer du vælger at bruge.

SKATs krav er:

  • Køberen skal kunne have en papirkvittering hvis der bedes om det.
  • Køberen skal kunne have en fuld eller forenklet faktura på papir når der er brug for det.
  • Alle salg og udbetalinger skal registreres individuelt i et system der gør det muligt at finde detaljer af individuelle transaktioner.
  • Daglig ajourføring og afstemning af kassebeholdningen.
  • Du skal beholde alle regnskaber og tilhørende dokumenter i mindst 5 år.

Betyder det at jeg skal jeg købe en bonprinter?

Da det er et krav at kunne udskrive kvitteringer, bør du anskaffe dig en bonprinter som integreres med din betalingsterminal og kassesystem. Det er lovpligtigt minimum at inkludere dette på alle kvitteringer:

  • Udstedelsesdato
  • Virksomhedens navn eller CVR-nummer
  • Produkterne/services der købes
  • Salgsbeløb, med information om eventuelle rabatter e.l.
  • Momsbeløbet, eller at momsen udgør 20% af det samlede beløb

Derudover bør du også have kvitteringens information registreret i dit system, som du senere kan bruge som bevis til SKAT hvis de beder om det. Moderne kassesystemer gemmer automatisk en digital kopi, så det er ikke nødvendigt manuelt at lave kopier eller notere salgene.

Har du flere betalingsterminaler på ét salgssted, er det fint at terminalerne er forbundet med én central printer. Modsat er der heller ikke noget i vejen med at bruge en printer til kvitteringer og en anden til kasserapporter og fakturaer, men begge skal være placeret hvor din forretning er.

kassesystem med pengeskuffe skærm betalingsterminal og bonprinter
SKAT godkender ikke selv kassesystemer, så det er dit ansvar at tjekke hvorvidt din bonprinter og POS-software kan overholde deres krav.

Krav på faktura

Hvis det er teknisk umuligt at have en bonprinter installeret hvor du sælger (dette gælder kun sjældent), kan du håndskrive en faktura. Kræmmere kunne førhen løbe afsted med kun at håndskrive fakturaer, men da alle store markeder i dag udlægger strøm til deres torveboder, skelner SKAT ikke længere mellem butikker og markeds-/torvepladser.

Der er to slags fakturaer du kan give: forenklede og fulde fakturaer. De skal begge indeholde:

  • Udstedelsesdato
  • Fortløbende fakturanummer
  • Virksomhedens navn, CVR-nummer og adresse
  • Beskrivelse af de købte varer/services samt deres antal
  • Det samlede transaktionsbeløb
  • Momsbeløbet, eller at momsen udgør 20% af det samlede beløb

Forenklede fakturaer skal udstedes for salg på under 3000 kroner (inkl. moms).  Fulde fakturaer skal udstedes hvis køberen beder om det eller er en registreret virksomhed. Derudover bør du også udstede én til private hvis beløbet overstiger 5000 kroner inkl. moms, og hvis du sælger til andre EU-lande.

Udover ovenstående oplysninger skal en fuld faktura indeholde:

  • Køberens navn og adresse
  • Detaljer om prisen, f.eks. eventuelle rabatter/prisnedslag, pris per enhed uden afgift
  • Momssats og momsbeløb

Registrering af transaktioner og daglig ajourføring

Detaljer af hvert eneste salg og omkostning skal registreres ind i et system der gør det muligt effektivt at finde og tjekke individuelle transaktioner. Derudover skal du dagligt ajourføre dagens betalinger og firmaudgifter.

Teknisk hedder daglige kasserapporter Z-rapporter og X-rapporter i kassesystemer. Kort sagt er en Z-rapport en daglig rapport over alle ind- og udbetalinger i forretningens kassesystem fra åbning til luk, mens en X-rapport viser nye registreringer i kassesystemet siden sidste Z-rapport var fuldført.

Hvis SKAT beder det, skal du kunne give dem Z-rapporter for eneste dag du har handlet. Det er ikke nok at foretage en enkelt Z-rapport for et helt år (hvis du ikke har produceret én det år) når de beder om det.

Kort fortalt

X-rapport: Kasserapport med totalbeløbene for alle kortindløsere og registrerede kontantsalg siden forrige Z-rapport blev kørt igennem. X-rapporter nulstiller ikke beløbene.

Z-rapport: Dagsrapport med totalbeløbene for alle kortindløsere og registrerede kontantsalg siden forrige Z-rapport blev kørt igennem. Denne nulstiller beløbene.

Det er vigtigt du har en rutine hvor du printer en Z-bon hver dag, da SKAT ellers kan give dig en bøde for ikke at have styr på kasseafregningen. Derudover skal du afstemme kassebeholdningen, hvis du håndterer kontanter. Er der en kassedifference, skal den bogføres i virksomhedens samlede regnskab.

Alt i alt er det en god idé at skabe et kasse- og regnskabssystem der har SKATs regler i mente, så du ikke senere bliver straffet med bøde. Og så er det jo også for din egen skyld, så du har overblik over din handel og kan håndtere situationer hvor kunder klager eller vil have penge tilbage. Muligvis vil SKAT skærpe reglerne for kasseregnskab i nærmeste fremtid, så det er værd at holde øjnene åbne for opdateringer.