Indtil nyere tider har kassesystemer været en større opgave at investere i. Ikke nok med at det er dyrt at sætte et traditionelt POS (Point Of Sale)-system op, så skal man også købe licens, arrangere løbende sikkerhedstjeks og selvfølgelig sørge for at man fysisk kan installere sit kasseapparatet hvor man har brug for det.
For den moderne iværksætter kan dette stå i vejen når man i forvejen er vant til mere fleksibilitet og automatiske løsninger over internettet.
Heldigvis kan virksomheder i dag vælge en stabil cloud-løsning der i stedet for at lagre salgsdata lokalt på din computer lagrer det i den internet-baserede ‘cloud’, også kaldet ‘skyen’. Sådan en løsning betyder at du kan sige farvel til stationære kassesystemer og i stedet bruge den fleksible og smartere iPad som din Point Of Sale.
Hvad er cloud?
Skyen er et netværk af internetservere der lagrer og håndterer de data du bruger i apps på din tablet, computer eller smartphone. I stedet for at alt er gemt på din egen maskine, er det du gemmer i cloud-baserede apps derfor gemt på internettet.
Det betyder at du ikke er afhængig af at skulle logge ind på en bestemt computer for at finde salgsrapporter eller tælle kassen op.
I stedet har du overblik over dine salg og data fra en hvilken som helst computer der har forbindelse til internettet, efter du har logget ind på det software du bruger. Men hvordan ville det fungere i praksis at bruge iPad og skyen som kassesystem?
Øget fleksibilitet
Mens stationære kasseapparater kun kan bruges på en skranke, kan iPads med et cloud-baseret kassesystem bruges mere fleksibelt i kundesituationer.
For eksempel kan stationære kasseapparater ikke nemt flyttes rundt på, så hvis du skal sælge ved en bod, kunstudstilling eller konference, ville det være meget mere overkommeligt at tage en iPad-opsætning med dig.
Arbejder du i en travl restaurant eller ved en billetkø, er du ikke bundet til en skranke med en iPad og trådløs kortmaskine. Du kan gå rundt og tage imod betalinger og bestillinger, så længe du ikke skal scanne stregkoder og kan slippe afsted med at sende kvitteringer over email, da scannere og bonmaskiner ikke nemt kan bæres rundt på.
I mange tilfælde behøver man heller ikke at have internetforbindelse for at bruge POS-software på sin iPad. Mange kassesystemer i skyen har en offline-funktion hvor salgene eller anden information du indtaster bliver gemt på iPaden indtil du næste gang har internetforbindelse.
Derimod fungerer de fleste betalingsterminaler – med undtagelse af kortlæseren iZettle – separat fra skyen, men de fleste POS-systemer kan integreres med dem. Når du sætter dit kassesystem op, kan din forhandler i de fleste tilfælde integrere din kortterminal med dit kassesystem mod et gebyr. Alle kortmaskiner har brug for en form for internet- eller netværksforbindelse for at kunne registrere betalinger, så du ville kun kunne fuldføre en betaling offline hvis kunden betaler kontant.
En fordel ved iPad-kassesystemer er at man ikke behøver ledninger mellem iPaden og en eventuel bonmaskine, kortmaskine eller scanner. Der er med andre ord mindre der står i vejen mellem dig og kunderne og mere frihed til at at stå ansigt til ansigt med kunden med din iPad, hvis også du har en trådløs kortterminal. Dog er der stadig brug for ledninger når apparaterne skal lades op med strøm, så helt kan man ikke undgå kablerne.
Opsætningen af cloud-kassesystemer
Traditionelle POS-systemer er dyre at sætte op. Man skal betale for kasseapparat, software-licens, årlige tjeks, scannere, computer og ofte skal man opdatere sit software manuelt. Det er også normalt at skulle bruge tid og penge på at træne sine medarbejdere i at bruge systemet.
Derimod er det billigere at sætte sin iPad op med et cloud-baseret kassesystem. Der er et stort udvalg af software-løsninger til iPads, og generelt betaler man ikke noget opsætningsgebyr – i stedet betaler man et gebyr løbende, for eksempel månedsvis. Med i købet får du kundeservice og automatiske softwareopdateringer der beskytter og fornyr dit kassesystem så det bliver bedre med tiden.
Er du lige ved at starte din forretning, er det derfor den enkleste løsning at bruge et cloud-baseret system. Det er for det meste anbefalet at du køber en dedikeret iPad (eller anden tablet hvis du foretrækker det) som du kun bruger i din POS-sammenhæng. Har du en fast skranke, har du sikkert også brug for en pengeskuffe, bonprinter, kortmaskine, iPad-holder og måske en scanner. Selv med alle disse ting er iPad-løsningen en billigere investering end et traditionelt kasseapparat.
Større sikkerhed
Både skyen og Apple-produkter er meget sikre og virusresistente. Mens traditionelle POS-systemer som regel er baseret på Windows som har tendens til virusser, er cloud-systemer lagret på yderst sikre og kraftfulde servere der konstant er under opsyn.
Apple-produkter er også kendt for at modstå virusser og andet malware, så bruger du en iPad som dit kassesystem er du godt sikret mod at blive hacket. Du skal dog stadig sørge for at opdatere din app til den nyeste version hver gang der meldes nye opdateringer for at undgå problemer mest muligt.
Integration med andet software
Tit skal virksomheder bruge deres salgsdata i lagerbeholdningen, marketing og medlemsordninger. Cloud-baserede systemer kan integreres med mange af den slags programmer over internettet, så dine POS-oplysninger kan bruges til forskellige formål på din computer eller andre apps på iPaden. Visse POS-systemer i skyen har allerede mere omfattende værktøjer med i deres pakkeløsning, så du kan vælge din POS-løsning ifølge dine behov.
Du kan som regel producere simple salgsreporter med cloud-baserede kassesystemer og eksportere salgsdata til Excel eller lignende, men hvis du har brug for et mere omfattende bogholdersystem, skal du højst sandsynligt bruge et eksternt softwaresystem til det.
Forskellige POS-løsninger
Det varierer hvilke funktioner du har med i købet med de forskellige cloud-baserede POS-løsninger. Svenske iZettle har en gratis app der fungerer som en central kasseløsning. Square Point of Sale har gode funktioner og er også gratis, men den kan ikke integreres med betalinger i Danmark ligesom iZettle kan. Hvis du har brug for mere specifikke funktioner som for eksempel et lagerbeholdningssystem, er dine muligheder mere begrænsede.
Vi anbefaler du kigger på en række software-løsninger så du har et bedre indtryk af hvordan de ville passe ind i din situation. Det er for eksempel ikke alle cloud-kassesystemer der er idéelle med det menusystem der er brug for i en restaurant. Du kan få software der passer til bestemte slags butiksvarer eller butikker generelt, mens andet er skabt til madvarer eller menuer.
Danske cloud-baserede POS-systemer inkluderer blandt andet DdD, Ajour og OnlinePOS.
